中小企業の個人情報保護のステップ

中小企業の経営においても個人情報の保護は非常に重要な要素となっています。近年個人情報についての意識は一般でも高まり、その事故は企業の信頼に大きな傷をつけてしまうのです。大企業や有名企業だけの話ではなく中小企業も個人情報をしっかり保護する体制を作っていく必要があります。個人情報は単なる情報というだけでなく会社の資産です。経営改善や、経営革新の一貫として個人情報を守る取組みを行っていきたいですね。
個人情報を保護する、といっても大げさに考える必要はありません。企業の現状に沿った形で個人情報の漏洩や毀損のリスクを抑えるように周知し活動していくようにするということです。個人情報を守るために、必ずしも高度なセキュリティ投資をしなければいけないというわけではないということです。

では、個人情報保護の体制作りには何が必要となるでしょうか。プライバシーマーク認証に必要な要素というレベルでは以下のようになります。

・個人情報保護のための体制作り
・個人情報保護の計画
・個人情報の特定
・個人情報を扱う際のリスクとその対策
・個人情報を取得・活用する際のルールの策定とその運用
・個人情報保護の運用の監査
・代表者による見直し

以上のような取組みが必要になるでしょう。
それぞれの取組みは細かく見ると様々なルール作りや注意がありますが、大きく見ると、個人情報を守るためにしっかりとPDCAサイクルをまわしていきましょうということになります。個人情報保護の体制と計画を作り、運用し、監査し、見直すという一連の取組みを回して個人情報を保護していくわけです。これは通常の経営活動にも通じる取組みであり、考え方自体が特別なものではないわけですね。ですので、大げさにとらえるのではなく自社の現状を良く分析して効果的に個人情報を守る取組みをしていくことが大切です。

また、個人情報保護の取組みは全社的なものです。そして上記のステップにも書いていますが、「代表者による見直し」ということが必要であることからも代表者がリーダーシップを取って全社的に取組みを行っていくという姿勢も大切になります。ルールが形骸化して運用の効果が出ないというようなことにならないようにしなければいけません。経営改善・経営革新にもリーダーシップが必要であるのと同様に個人情報の保護も全社的にしっかりと取り組んでいきましょう。

個人情報保護の取り組みについてのお悩み等ございましたらいつでもお問い合わせください。