WEBサービスは目的と限界を理解しつつ有効に活用しましょう

WEBやスマートフォンの浸透により、中小企業でも今後ますますITの活用は進むでしょう。

そのような中、省庁で活用されていたWEBサービスにおいて、メールが公開状態になっており、部外者が自由に閲覧できてしまっていたということがニュースになっていました。

WEBのサービスは無料のものもあり、非常に便利なわけですが、そのリスクについても認識させられる出来事でありますね。

最近はクラウドと呼ばれる形で、ネットの利用を前提としたファイルの共有や、メール、スケジュールの管理、情報共有といった様々なソフトが活用できるようになってきています。その中には無料で活用できるものや有料でも非常に廉価なものも多く存在します。

便利なものでもありますので、是非活用していきたいものではありますが、無料だからという理由で飛びつくのには注意も必要であるという教訓が今回のニュースにはあります。

従来のシステムでは、自社にサーバなどを設置し、ソフトも自社に合わせて開発したりカスタマイズしたりして特注しているケースがありました。それがクラウドサービスの浸透により、自前でサーバーを持たずに既存のソフトウェア機能を「利用」だけできるようになってきました。クラウドサービスの高機能化に伴い、ある種のサービスでは独自開発も必要なくなってきています。

そのような状況の中で無料のサービスを便利に使うケースが増えているわけです。これ自体は問題はありません。

考えておかないといけないのは、

• 無料であるので、利用方法や設定方法などは自分で理解していく必要があります
• 独自開発などとは違い、自社の業務をソフトの機能に合わせるという対応が必要です
• トラブル時のサポートやバックアップ、セキュリティなどについても自社で責任を持って対応する必要があります。

などなど、留意点があります。

無料（もしくは廉価）であれば、当然、外部委託していた従来のケースと比較してサポート面で問題が生じるケースはあります。外部に依頼していた一部の「責任」や「手間」を自社で受け持つことが活用の前提になるわけです。ですので、自社の社員の能力強化にも当然時間やコストを掛けないといけないということになります。

このあたりを理解したうえで、活用を進める必要がありますね。表面的な機能だけをなぞって、利用するとリスクが生じる場合があるのは認識すべきでしょう。

そういった意味において、無料のサービスを活用する場合でもその導入やサポートに専門家や会社と協力していくというのは有効な手段であります。

自社の現状に応じて、どこまでを自社で行えるのかを吟味してより良いITの活用を進めてください。

中小企業においてもIT活用は非常に重要なテーマであり、活用できない企業と活用できる企業の差は広がる一方となります。

便利に活用を進め、経営改善していきたいものですね。